Det gode mailsprog

Misforståede mails er blevet et problem på mange arbejdspladser. En del medarbejdere skriver mails, der er fyldt med fejl og mangelfulde formuleringer. Hvorfor gør de det?

En forklaring er, at mailen er et hurtigt medie. Fordi det er så hurtigt at sende en mail, føler man sig formentligt også fristet til at bruge et hurtigt sprog. Vi kender sikkert alle oplevelsen af at have trykket på ”send” og så komme i tanke om, at vi ikke har fået vedhæftet filen, skrevet mailen under, læst korrektur eller andre ting, som vi ved, vi burde have gjort.

Men en mail kan sammenlignes med et brev. Modtageren reagerer på samme måde, som hvis hun sad med en trykt tekst foran sig. Dels giver det anledning til misforståelser, hvis teksten er dårligt formuleret, dels giver det et negativt indtryk, hvis der er for mange fejl i teksten.

Hvad enten man skriver en intern mail til sin kollega eller en ekstern mail til en kunde eller samarbejdspartner, skal man altså skrive i et godt sprog.

Mailen lægger op til, at man bruger et mere uhøjtideligt sprog, end man ville gøre i et brev. Det er også o.k. De fleste er indstillede på, at sproget i en mail har flere talesprogstræk, end det almindelige skriftsprog har. Det er helt normalt at indlede sin mail med et ”Hej”, sætningerne er korte, og ordvalget mere uhøjtideligt. Det kan være en fordel, og sproget får en friskere tone.

Det vigtigste er, at man overholder de regler, der gælder for retskrivning, og at man har de nødvendige led i sine sætninger. At man sørger for at få både udsagnsled og grundled med, at man sætter komma, og at man læser korrektur for at fange stave- og skrivefejl.

F.eks. virker det ikke godt at skrive ”Her udkast til ansøgning.”  ”Mangler foto af blomst”. Afsenderen har her brugt en telegramstil, der resulterer i et indforstået sprog, som både er ubehageligt at læse og kan være svært at forstå.

Jeg har selv nogle gange fået meget korte mails i et ufuldstændigt sprog fra nære personer, og jeg sidder ofte tilbage og tænker ”er vi mon blevet uvenner?”.

Man skal altid tænke på sin modtager, når man skriver, også når det foregår elektronisk.